Mata Kuliah Komunikasi Bisnis: Revisi Pesan-Pesan Bisnis (05)

BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses pelaksanaan bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat dijadikan sumber referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak jarang bentuk pesan bisnis tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga menimbulkan banyak hambatan informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan. Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya

Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familliar/sudah dikenal secara umum,singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks. Kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.

Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan mengenai sebab akibat, melakukan klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap paragraf singkat saja.

3.2 Saran

Sebaiknya, dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis untuk aktivitas bisnis suatu perusahaan. Tindakan untuk menggunakan kata, kalimat, dan paragraf itu benar-benar diperhatikan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara pemberi dan penerima informasi dari pesan bisnis tersebut. Sehingga akan terjadi bentuk keselarasan dalam proses penyampaian pesan bisnis, dan secara otomatis aktivitas bisnis suatu perusahaan akan menjadi berjalan lebih baik, lancar, efektif, dan efisien tanpa ada halangan atau hambatan yang cukup signifikan.

Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

Mata Kuliah Komunikasi Bisnis: Revisi Pesan-Pesan Bisnis (04)

2.2 Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.

a.      Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

b.      Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

c.       Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

2.3  Membuat Kalimat  yang Efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

a.      Tiga Jenis Kalimat

Kalimat Sederhana:

Kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat.

Kalimat Majemuk:

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak memiliki klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri. Sedangkan, klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga, tidak memiliki pengertian yang utuh.

Kalimat Kompleks:

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

b.                Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.

Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.

Klasifikasi

Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

Pembahasan Pemecahan Masalah

Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

Mata Kuliah Komunikasi Bisnis: Revisi Pesan-Pesan Bisnis (03)

Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

·      Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.

·      Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

·      Penulisan tanda baca secara benar.

·      Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.

·       Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

a.      Pesan-pesan Bisnis Lisan

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik.

Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.

Substansi Pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.

·       Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya ?

·       Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya ?

Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:

·       Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

·       Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan)

·       Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

Mata Kuliah Komunikasi Bisnis: Revisi Pesan-Pesan Bisnis (02)

Bab 2

PEMBAHASAN

2.1   Keterampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.

a.      Pesan-pesan Bisnis Tertulis

 Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudia dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.

Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudia disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.