Mata Kuliah Komunikasi Bisnis: Revisi Pesan-Pesan Bisnis (02)

Bab 2

PEMBAHASAN

2.1   Keterampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.

a.      Pesan-pesan Bisnis Tertulis

 Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudia dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.

Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudia disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.